Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel, und auch die Zeitarbeitsbranche bleibt von dieser Entwicklung nicht unberührt. Immer mehr Unternehmen setzen auf flexible Arbeitsmodelle, bei denen Zeitarbeitnehmer und Personalvermittler mobil arbeiten – etwa aus dem Homeoffice, von unterwegs oder in Coworking Spaces.
Dieser Trend zur Remote Work bietet zahlreiche Vorteile: Unternehmen können schneller auf wechselnde Anforderungen reagieren, Engpässe kurzfristig überbrücken und potenzielle Mitarbeiter unabhängig vom Standort rekrutieren. Zeitarbeitnehmer wiederum schätzen die gestiegene Flexibilität und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.
Doch mit den neuen Möglichkeiten gehen auch neue Herausforderungen einher. Insbesondere der Schutz sensibler Daten steht im Fokus, wenn Arbeitsprozesse nicht mehr ausschließlich im geschützten Umfeld des Unternehmens stattfinden. Werden Bewerberdaten, Vertragsunterlagen oder interne Unternehmensinformationen außerhalb gesicherter Firmenserver verarbeitet, steigen die Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenschutz spürbar.
Herausforderungen beim Datenschutz außerhalb des Büros
Cloudbasierte HR-Software und Online-Portale ermöglichen heute ortsunabhängiges Arbeiten in der Zeitarbeit. Damit steigt allerdings auch das Risiko für Datenschutzverletzungen.
Ein Praxisbeispiel: Eine Personaldisponentin nutzt im Zug das öffentliche WLAN, um Kandidatenprofile zu prüfen. Viele wissen nicht, dass solche Netzwerke oft unverschlüsselt sind und sensible Daten abgefangen werden können.
Auch private Geräte ohne aktuelle Sicherheitsmaßnahmen stellen ein Risiko dar. Passwörter werden häufig gespeichert und wichtige Unterlagen unverschlüsselt abgelegt.
Laut Bitkom-Studie 2024 berichtete mehr als jede dritte Zeitarbeitsfirma von Phishing-Versuchen oder unerlaubtem Zugriff auf Daten, besonders im mobilen Arbeiten.
Die häufigsten Risiken im Überblick:
- Unverschlüsselte Internetverbindungen in öffentlichen WLANs
- Fehlende Sicherheitssoftware auf privaten Geräten
- Unverschlüsselte Speicherung sensibler Dokumente
- Leicht zugängliche Passwörter
- Phishing-Mails und Social Engineering
Best Practice: Einsatz von VPN-Lösungen
Um diese Risiken zu minimieren, setzen immer mehr Unternehmen auf Virtual Private Networks (VPN). Ein VPN verschlüsselt den gesamten Datenverkehr zwischen dem Endgerät und dem Internet, sodass Dritte keine Möglichkeit haben, auf sensible Daten zuzugreifen – selbst wenn eine unsichere WLAN-Verbindung genutzt wird.
Praxisbeispiel: Ein Zeitarbeitnehmer ist im Auftrag eines Kunden in einer anderen Stadt unterwegs und bearbeitet unterwegs auf seinem Firmenlaptop Arbeitszeitnachweise und Verträge. Durch die Aktivierung eines VPN-Clients werden sämtliche Datenströme automatisch verschlüsselt und bleiben so auch im Hotel oder Café vor unerwünschten Mitlesern geschützt.
Auch für die Kommunikation mit Kundenunternehmen oder Bewerbern empfiehlt sich die Nutzung eines VPNs. So können etwa Bewerbungsgespräche per Videokonferenz, die in öffentlichen Netzwerken stattfinden, effektiv abgesichert werden. Unternehmen sollten ihren Mitarbeitenden daher klare Vorgaben machen: Der Zugriff auf unternehmensinterne Anwendungen, Cloud-Speicher oder E-Mail-Konten sollte ausschließlich über eine VPN-Verbindung erfolgen – idealerweise ergänzt um Zwei-Faktor-Authentifizierung und regelmäßige Passwortwechsel.
Eine weitere Best Practice ist das automatische Starten des VPN-Clients beim Einschalten des Geräts. Moderne VPN-Lösungen wie NordVPN bieten diese Funktion an und helfen dabei, Sicherheitslücken zu vermeiden, die durch Nachlässigkeit im Alltag entstehen könnten.
Praktische Tipps für Zeitarbeitsfirmen und Mitarbeiter
Damit Datenschutz und IT-Sicherheit auch im mobilen Arbeitsalltag zuverlässig funktionieren, ist eine Kombination aus technischen und organisatorischen Maßnahmen unverzichtbar.
Viele Firmen unterschätzen die Gefahren, die beim Arbeiten außerhalb des Büros entstehen. Ob im Homeoffice, auf Reisen oder im Coworking Space: Die Angriffsflächen für Cyberkriminelle sind vielfältig, gerade wenn Mitarbeitende mit sensiblen Bewerber- und Kundendaten umgehen.
Deshalb ist es wichtig, dass Zeitarbeitsfirmen klare Sicherheitsrichtlinien für mobiles Arbeiten definieren und ihre Mitarbeitenden regelmäßig zu aktuellen Bedrohungen schulen. Nur wer die Risiken kennt, kann sich wirksam schützen. Neben der verpflichtenden Nutzung eines VPNs sollten Unternehmen auf regelmäßige Software-Updates, sichere Passwörter und einen sorgsamen Umgang mit mobilen Endgeräten achten.
Um die wichtigsten Risiken und Schutzmaßnahmen im Überblick zu zeigen, haben wir eine kompakte Tabelle zusammengestellt. Sie eignet sich hervorragend als Checkliste und als Grundlage für interne Schulungen:
| Risiko | Typische Situation | Empfohlene Schutzmaßnahme / Best Practice |
|---|---|---|
| Unverschlüsselte Datenübertragung | Bewerberdaten werden im öffentlichen WLAN abgerufen | Nutzung eines VPN zur Verschlüsselung der Verbindung |
| Geräteverlust oder Diebstahl | Laptop oder Smartphone wird unterwegs vergessen oder gestohlen | Geräteverschlüsselung, starke Passwörter und Mobile Device Management (MDM) einsetzen |
| Phishing und Social Engineering | Empfang von gefälschten E-Mails oder Links im Arbeitsalltag | Regelmäßige Schulungen zur Erkennung von Phishing und IT-Sicherheit |
| Sichtbarkeit sensibler Daten („Shoulder Surfing“) | Arbeiten im Zug, Café oder Coworking Space | Bildschirm mit Blickschutzfilter ausstatten und Bildschirm nie unbeaufsichtigt lassen |
| Schwache oder mehrfach genutzte Passwörter | Verwendung derselben Passwörter für verschiedene Tools | Passwortmanager verwenden und regelmäßig sichere Passwörter aktualisieren |
| Unzureichender Geräteschutz | Nutzung privater Geräte ohne aktuellen Virenschutz oder Updates | Ausschließlich firmeneigene, regelmäßig aktualisierte Geräte verwenden |
Fazit: Datenschutz als Wettbewerbsfaktor
Vertrauen ist eine zentrale Währung im Geschäft der Zeitarbeit und Personalvermittlung. Wer als Anbieter belegen kann, dass er höchste Standards beim Datenschutz und der IT-Sicherheit einhält, stärkt seine Position am Markt – gegenüber Kundenunternehmen ebenso wie gegenüber Bewerbern.
Die Einführung moderner Sicherheitstechnologien wie VPNs ist dabei nur ein Baustein. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus technischer Absicherung, klaren Richtlinien und der regelmäßigen Sensibilisierung aller Mitarbeitenden.
Praxis zeigt: Firmen, die konsequent auf einen ganzheitlichen Datenschutz setzen, erleiden deutlich seltener Datenlecks und gewinnen das Vertrauen ihrer Kunden und Partner. Gleichzeitig werden sie attraktiver für qualifizierte Fachkräfte, die Wert auf einen verantwortungsvollen Umgang mit ihren Daten legen.
Wer Datenschutz als Chance begreift und nicht nur als Pflicht, kann im Wettbewerb um Kunden und Talente langfristig punkten und sich als innovativer Partner positionieren.
